Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMsystem:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...
Читайте также практические материалы об автоматизации задач и процессов:

Управление электронным документооборотом. Повышение качества работы с документами

Управление электронным документооборотом осуществляется посредством автоматизации процессов. Выстроить инфраструктуру управления позволяет система электронного документооборота (СЭД), или, как ее еще называют, «система управления электронными документами». В современных системах управления документооборотом реализованы механизмы docflow и workflow, благодаря чему поддерживается работа с документами на всех стадиях жизненного цикла и обеспечивается электронное взаимодействие между сотрудниками. Информация передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заранее определенными правилами, при этом часть этапов процесса может обрабатываться автоматически.

В каком-то виде, документооборот существует в любой организации. Если в компании налажен определенный порядок в управлении и бизнес-процессы строго выстроены, то рано или поздно возникает необходимость переводить механизмы на упорядоченную документационную основу. Это значит – регистрировать поступающие документы, собирать резолюции по входящим документам, вести реестр договоров, чтобы потом можно было поднять историю. В результате этого и возникает документооборот.

Для того чтобы избежать проблем с несвоевременным согласованием, хранением, поиском и потерей документов нужно управлять документооборотом. Избежать сложностей возможно за счет его автоматизации. Если документооборотом не управлять, то через некоторое время процессы устаревают, согласование документов происходит очень медленно и не всегда оптимально; меняется место хранения документов, что затрудняет их поиск и работу с ними.

Система управления электронным документооборотом призвана повысить качественный уровень работы с документами, обеспечить контроль над исполнением документов, гарантировать их сохранность и легкий поиск. Несколько цифр из практики:

Управление электронным документооборотом. Повышение качества работы с
документами

Рисунок 1. Среднее время (в днях) рассмотрения, согласования документа по организации класса А (500-2500 рабочих мест).

Управление электронным документооборотом. Повышение качества работы с
документами

Рисунок 2. Данные (в часах) по организации класса А+ (более 2500 рабочих мест).

Задачи управления электронным документооборотом

Системы электронного документооборота позволяют успешно автоматизировать целый ряд задач:

  1. Создание новых документов (служебных записок, распоряжений, договоров и др.) средствами встроенного текстового редактора или вызываемого приложения. Использование стандартизированных шаблонов документов для единообразия документационного обеспечения организации.
  2. Создание типовой автоматизированной процедуры (маршрута) согласования и утверждения документов.
  3. Электронное согласование и рассылка документов, позволяющие сократить непродуктивные и значительные потери времени делопроизводителей, инициаторов создания документа и рецензентов.
  4. Создание структурированного хранилища распорядительной и нормативной документации. Структура хранилища настраивается в зависимости от специфики документооборота в организации. Хранение всей документации на одном сервере.
  5. Назначение пользовательских прав доступа к документам, защита от несанкционированного доступа. Часть документации (например, кадрового или финансового характера) может быть доступна только для определенного круга лиц, а для остальных пользователей — скрыта.
  6. Прозрачность истории создания, редактирования и согласования документа.
  7. Быстрый поиск в электронном архиве документов, настраиваемый по многим параметрам (поиск по ключевому слову, по инициатору документа, по дате создания, по названию и т.п.).
  8. Автоматизированный контроль исполнения документов и задач, этот инструмент СЭД позволяет его использовать для показателей KPI.

Перечень задач, которые решает электронный документооборот, огромный. Поэтому нужно тщательно подойти к выбору и приобретению СЭД, выстроить процессы организации, задать правила и порядок работы с документами, распределить роли и определить участников. Управление электронным документооборотом сводится к поддержанию СЭД в актуальном состоянии. Все процессы нужно регулярно пересматривать и своевременно корректировать, вносить изменения в правила и порядок работы с документами (например, в связи с новыми возможностями системы или в связи с выходом новых законов в области ведения документооборота), создавать различные отчеты для контроля и мониторинга за работой электронного документооборота.

СЭД решает часть задач, связанных с управлением электронным документооборотом, и они тесно переплетаются. Получается, для того чтобы управлять электронным документооборотом, организации достаточно освоить гибкую и удобную систему электронного документооборота, которая позволит решить множество различных задач, на пути жизнедеятельности организации.

Перейти к полному списку аналитики

Кнопка
связи