DIRECTUM: Управление совещаниями.
Оформите запрос на демонстрацию системы
Это закон, без его соблюдения мы не сможем подключить вас к демо.
Заказать демонстрацию
По вопросам выбора и приобретения: present@directum.ru
в Ижевске: +7 (3412) 72-11-00
в Москве: +7 (499) 277-15-60
Вверх
@DIRECTUMsystem:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Управление совещаниями и заседаниями

Менеджер, участвующий в нескольких проектах, может проводить на совещаниях до 6 часов в день. И при этом 20% поручений, выдаваемых после рабочих встреч, остаются невыполненными.

Решение «Управление совещаниями» позволяет оптимизировать все этапы процесса и решить ключевые задачи:

  • на этапе организации — подготовку и согласование повестки, определение состава приглашенных, времени и места, своевременное оповещение всех заинтересованных лиц, в том числе внешних участников;
  • на этапе проведения — фиксацию принятых решений, автоматическое формирование и согласование протокола, оповещение участников об утверждении протокола;
  • на этапе исполнения решений — рассылку поручений исполнителям, контроль исполнения, формирование отчетов для анализа состояния решений по совещаниям.

Выбор удобного сценария подготовки совещания

Сотрудники, привыкшие работать с Outlook, создают собрание в календаре почтового клиента, которое затем можно автоматически перенести в DIRECTUM.

Синхронизация собраний Outlook дополнительно позволяет сформировать повестку, разослать материалы участникам, оформить и согласовать протокол, проконтролировать исполнение поручений.

Если в организации не используется Outlook, сотрудник создает совещание через мастер действий напрямую в DIRECTUM.

Основные параметры Основные параметры
Резервирование помещения Резервирование помещения
Дополнительные участники Дополнительные участники
Проверка параметров Проверка параметров

Или встреча создается в справочнике «Совещания и заседания». Организатор или секретарь заполняют новую запись темой, датой и местом проведения, определяют планируемую продолжительность, повестку, состав участников и т.д.

Состав участников Состав участников

Согласование проведения совещания

Предварительное согласование идет по типовому маршруту. Это гарантирует соблюдение регламента с прохождением всех необходимых этапов и контролем сроков.

По результатам предварительного согласования можно еще до начала совещания скорректировать повестку, список участников и т.д. Это позволяет исключить срывы встреч из-за неготовности сотрудников или их отсутствия на рабочем месте.

При необходимости состав участников совещания можно расширить, включив в него сотрудников внешних организаций. Интеграция с Microsoft Outlook автоматически формирует необходимые письма-приглашения.

Также можно решить оперативные вопросы совещания через чат в Skype for Business.

Протоколирование результатов совещания

В ходе встречи секретарь фиксирует итоги, принятые решения и открытые вопросы в карточке совещания. Протокол формируется автоматически, его шаблон настраивается под стандарты организации.

Протокол совещания Протокол совещания

Контроль исполнения и отчетность

Система автоматически создает поручения по принятым решениям и отправляет исполнителям. Контролер совещания отслеживает ход их исполнения через дерево поручений.

Дерево поручений Дерево поручений

По запросу руководства формируются необходимые аналитические отчеты, например, по проведенным совещаниям или состоянию исполнения поручений.

Отчет о проведенных совещаниях за период Отчет о проведенных совещаниях за период

Веб-модуль «Управление совещаниями»

Управлять совещаниями и заседаниями можно и через веб-клиент системы DIRECTUM:

  • организация и подготовка: разработка повестки, определение участников, резервирование помещения, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками, рассылка электронных писем с приглашением на участие в совещании сотрудникам внешних организаций;
  • фиксация принятых решений: формирование и согласование протокола, оповещение участников и заинтересованных лиц об утверждении протокола;
  • исполнение принятых решений: рассылка заданий исполнителям, контроль исполнения принятых решений, оповещение заинтересованных лиц об исполнении всех решений;
  • работа с регулярными и нерегулярными сериями совещаний;
  • накопление истории по совещаниям и заседаниям в организации.

Веб-модуль доступен при наличии лицензий:

  • Веб-доступ;
  • Управление совещаниями и заседаниями;
  • Канцелярия (для работы с поручениями по совещаниям).

Перед использованием веб-модуля администратору системы необходимо настроить его в десктоп-клиенте и выдать права пользователю.

Бизнес-эффект

  • В 2-3 раза ускорится согласование протокола совещания;
  • На 30-40% уменьшится отмена совещаний из-за отсутствия ключевых участников;
  • На 45-75% сократится число невыполненных поручений.

Вам также будут интересны решения:

Совместимость:
DIRECTUM 4.9-5.5
Стоимость:
DIRECTUM Standard - 4 400 руб.
DIRECTUM Enterprise - 7 600 руб.
Поставщик:
DIRECTUM

Вендор

Сайт: http://www.directum.ru/

Гарантия:
Срок: В течение срока действия абонемента на новые версии системы DIRECTUM.
Поддержка: Полная

Вернуться к каталогу решений
 

Кнопка
связи